Pengelolaan surat masuk adalah bagian penting dari urusan persuratan yang ada pada perusahaan dan perkantoran. Pengelolaan dilakukan oleh pegawai administrasi yang ada pada perusahaan tersebut. Pengelolaan surat tidak hanya mengelola surat masuk yang mengenai surat internal yang ada pada perusahaan itu sendiri tetapi juga mengelola surat masuk eksternal yang menyangkut dengan pihak dan perusahaan lain. Dalam pengelolaan surat tentunya ada tata cara atau prosedur pengelolaan surat pada perusahaan. Pengelolaan surat tidak dilakukan hanya dengan pengelolaan surat masuk tetapi juga pengelolaan surat keluar. Dimana surat masuk dan surat keluar harus ditangani dan dikelola dengan baik karena hal tersebut merupakan proses pencatatan bisnis dari perusahaan tersebut.

Menurut Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:

  • Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
  • SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  • Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
  • Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
  • Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
  • Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
  • Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
  • Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
  • Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Oleh karena itu dianggap penting bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Bengkulu untuk membuat SOP yang sesuai dengan kebutuhan tersebut. Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Bengkulu telah menghasilkan SOP sebagai berikut: